После прекращения работы компании остается большой объем документов. Логично, что их можно выкинуть или уничтожить любым другим способом. Однако закон запрещает это делать, так как в организации, помимо прочих, могут быть бумаги строгой отчетности. Узнайте, сколько нужно хранить документы после ликвидации ООО.
Какие документы остаются после ликвидации?
Конкретного перечня документов, которые должны остаться после того, как предприятие завершит свою деятельность, нет. Есть лишь требование закона о том, что отчетные бланки и первичная документация должны храниться в течение соответствующего времени.
Даже если организация уже не действует, впоследствии часть документации может быть запрошена в судебном порядке из места хранения. Например, информация о том, что гражданин работал именно в этом месте. Так как личные дела сотрудников будут храниться в архиве, сведения из них выдаются по запросу.
Какие еще могут быть документы:
- личная переписка;
- договоры с контрагентами;
- кадровые документы сотрудников;
- учредительные документы;
- бухгалтерские бумаги и т. д.
Обязанность по подготовке документов и их последующая передача на хранение возлагаются на ликвидационную комиссию.
Сколько хранить?
Для каждого документа установлен свой срок хранения. Его нужно смотреть в нормативном акте по конкретной сфере. Это могут быть приказ, письмо или инструкция. Все они носят подзаконный характер, но обязательны для исполнения.
Например, для первичной бухгалтерской документации срок хранения составляет 4 года. Но даже если она будет утеряна, налоговая все равно произведет расчет налога, но на основании имеющихся данных о плательщике. То есть его сумма может быть намного больше той, которая могла бы быть исчислена, исходя из представленных бумаг.
Что касается кадровой документации, то здесь тоже есть четкое подразделение по срокам хранения в зависимости от конкретного документа. Например, табель учета рабочего времени хранится 50 лет, бумаги о премировании – 5 лет, личные дела – 50 лет, невостребованная трудовая – 75 лет или до востребования.
Срок хранения необходимо считать с момента, когда документ был использован, а не оформлен. Например, приказ об отпуске может быть одной датой, но работник с ним ознакомился позже. Поэтому день начала хранения считается от даты ознакомления.
Где хранить документы?
После того как процесс ликвидации завершен, бумаги подготовлены для дальнейшей передачи, необходимо выяснить 2 обстоятельства:
- Был ли у общества договор с государственной архивной организацией. Если был, то документация передается туда.
- Установлена ли в отношении документов обязательность их хранения. Если договора с архивом не было, то в архив передаются только личные дела работников.
Конкретный архив или иное лицо выбирается ликвидатором.
В случае, когда договора с архивом нет, это не личные дела работников, бумаги могут быть переданы одному из участников общества.
Документацию, для которой законодатель не установил срок хранения, целесообразно хранить не более 3 лет после проведения процедуры ликвидации. Это общий срок исковой давности для обращения в суд по делам, связанным с работой общества.
Бумаги, срок хранения которых вышел или они носят личный характер, по решению ликвидационной комиссии можно уничтожить.
Прочтите: Ликвидация ООО путем реорганизации через слияние
Как документы сдаются в архив
Для того чтобы передать документы в архив, вне зависимости от того, был ли заключен у общества с ним договор, необходимо их подготовить. Алгоритм действий следующий:
- Бумаги остаются только в одном экземпляре – оригинале.
- Они подшиваются в дело (не более 250 листов в одном томе). Папки формируются по номенклатуре.
- Все дела должны быть разложены в хронологическом порядке и по сроку хранения.
- В каждой папке составляется внутренняя опись, бумаги нумеруются.
Далее все документы передаются в архив.
Ответственность за несоблюдение сроков хранения
Если документы, оставшиеся после ликвидации, выбросить или неправильно организовать их хранение, то виновное лицо привлекается к административной ответственности.
Статья 13.25 КоАП РФ устанавливает наказание за нарушение требований закона о хранении документов в виде штрафа:
- для должностных лиц – от 2500 руб.;
- для организаций – от 200 до 300 тыс. руб.
Кто может привлечь к ответственности?
Должностные лица, которые осуществляют контроль за исполнением архивного законодательства. В отношении акционерных обществ и страховых компаний – это Центральный Банк РФ. В отношении ООО орган не определен.
Если документ был утерян более года назад, к административной ответственности общество не привлекается.
Что будет, если документы уничтожены пожаром, украдены и т. д.?
Необходимо получить справку из уполномоченных органов, подтверждающую наличие происшествия. Но только ее одной будет недостаточно. Ликвидатор должен предпринять действия, свидетельствующие о том, что он пытался найти или восстановить бумаги. По возможности, должны быть в наличии вещественные доказательства такого восстановления (например, съемка на видео, как пытаются потушить пожар своими силами до прибытия пожарных).
Это необходимо для того, чтобы не было штрафов, а все налоги были рассчитаны без недоимки.
Кроме того, документами могут заинтересоваться правоохранительные органы по делам, связанным с мошенничеством, неуплатой налогов и т. д. Отсутствие бумаг существенно усложнит проведение следственных мероприятий.
Прочтите: Порядок закрытия филиала юридического лица
Подведем итоги
Таким образом, законодатель возлагает обязанность по хранению документов, оставшихся после ликвидации общества, только в том случае, если имеется нормативный акт со сроками хранения. Во всех остальных случаях бумаги могут быть уничтожены или переданы лицу, определенному ликвидатором или конкурсным управляющим.